De nombreuses entreprises travaillent avec Microsoft: un document Word pour cet article sur l'intranet, faire cette présentation dans PowerPoint et s'envoyer un message via Skype. Alors que de nombreuses entreprises utilisaient Slack ou Trello en plus de leur travail, Microsoft Teams est de plus en plus utilisé. C'est ce que cela implique et en quoi cela vous profite lorsque vous travaillez avec vos collègues.
Microsoft Teams est la réponse de Microsoft au travail à distance. Bref, c'est une sorte de salle de réunion virtuelle où les collègues peuvent se consulter, passer des appels vidéo et plus encore. Il est possible de créer des groupes, afin de pouvoir, par exemple, consulter l'ensemble du service comptable, ou uniquement l'équipe qui s'occupe du paiement des salaires. Un Excel avec tous les employés et salaires est facilement partagé via Microsoft Teams, ce qui signifie que les gens reçoivent moins d'e-mails dans leur boîte aux lettres et moins de temps est consacré à toutes les règles non écrites associées à la correspondance par e-mail.
Microsoft Teams: plus qu'un programme de chat
Microsoft Teams n'est pas un «programme de chat» où vous pouvez envoyer des documents: c'est un outil de collaboration. Les documents Microsoft peuvent être ouverts dans le navigateur comme les documents Google et peuvent être modifiés en temps réel par toutes les personnes avec lesquelles le document a été partagé (et qui ont des droits d'édition). Cela signifie que les fichiers et les versions n'ont pas besoin d'être continuellement envoyés dans les deux sens, car tout le monde a toujours la version la plus récente à portée de main. Cela évite à son tour des questions sur les versions et la responsabilité que quelqu'un doit assumer de garder une trace de toutes ces versions et de les envoyer.
Il stimule donc grandement le travail à domicile et empêche la formation de silos. Après tout, il y a plus de collaboration car il est plus facile de travailler avec plusieurs personnes en même temps dans un même document. Il est facile de travailler à domicile car vous pouvez mettre tout ce dont vous avez besoin dans la plupart des tâches de bureau dans Teams. Vous pouvez simplement appeler, appeler par vidéo, discuter, partager des documents, afficher votre calendrier, afficher les notifications et l'activité et vous pouvez ajouter des applications personnelles.
Connecteurs
De plus, des connexions peuvent être établies avec, par exemple, Mailchimp pour envoyer des newsletters, ou Salesforce, pour suivre les contrats et les clients. Ces connexions, appelées connecteurs, peuvent recevoir des informations de l'écosystème Microsoft. Des dizaines de ces intégrations sont désormais possibles, il n'est donc pas surprenant que Microsoft Teams ne soit pas toujours gratuit. En principe, c'est gratuit, mais si vous souhaitez également utiliser plus de produits Office 365, cela augmente rapidement jusqu'à un prix mensuel allant de 6 à 12 euros par mois.
Cependant, si vous n'avez pas besoin de beaucoup, vous pouvez probablement obtenir beaucoup de Microsoft Teams avec un compte gratuit: vous pouvez l'utiliser gratuitement pour jusqu'à 300 personnes, vous pouvez envoyer des messages illimités et effectuer des recherches, et même les appels vidéo ne vous coûteront rien. Si vous souhaitez stocker quelque chose, il y a 10 Go de stockage par équipe.
Vous pensez peut-être maintenant: que Microsoft Teams est réservé aux entreprises. Ce n'est pas nécessaire. Vous pouvez également l'utiliser dans des groupes d'amis ou des familles nombreuses pour partager des photos et des reçus lors d'un voyage, par exemple. Cependant, les participants doivent avoir un compte Microsoft pour cela. C'est gratuit, mais cela peut signifier un mot de passe supplémentaire à retenir et un autre compte à surveiller. Si vous souhaitez utiliser Microsoft Teams pour vos travailleurs indépendants, par exemple, vous remarquerez que vous n'obtenez pas ce dont vous avez besoin. Comme son nom l'indique, c'est vraiment une plaque tournante pour les équipes, donc pour des groupes de personnes.
Microsoft Outlook
La seule chose qui nous manque au sein des équipes est l'intégration d'Outlook. D'une part, Teams vise à vous assurer que vous passez moins de temps dans Outlook, mais en fin de compte, quelle que soit la qualité de l'utilisation de Teams, les e-mails continueront toujours à arriver, par exemple, de parties externes et de particuliers. Vous devez donc toujours conserver ce bon vieil Outlook, bien que la variante du navigateur Web ne semble pas déplacée dans Teams.
Ce qui rend également Teams intéressant pour les entreprises, c'est qu'il est également doté de la sécurité à laquelle ils sont habitués de la part de Microsoft. Il dispose d'une authentification à deux facteurs et les données sont chiffrées, tout comme le reste d'Office 365. Skype disparaîtra de plus en plus en arrière-plan, car Microsoft souhaite que tout le monde passe à Teams, qui est une solution beaucoup plus intégrée. Ne vous inquiétez pas, les entreprises ont jusqu'au 31 juillet 2021 avant de passer à Microsoft Teams.
Microsoft Teams a certainement un monopole raisonnable sur la collaboration pour les grandes entreprises, bien qu'il existe certainement une opportunité au-delà de cela. Beaucoup de gens utilisent déjà Slack, le plus grand concurrent de Teams. Curieux de connaître la différence entre Microsoft Teams et Slack? Ici, nous mettons côte à côte les deux outils de collaboration.