De cette façon, vous pouvez numériser avec votre smartphone

De plus en plus d'agences s'engagent à vivre sans papier, mais vous ne pouvez pas éviter complètement de recevoir une lettre du fisc par la poste ou de recevoir un reçu dans un magasin. Voulez-vous numériser vous-même tous ces documents? Ensuite, vous pouvez: vous n'avez besoin que d'un smartphone avec un appareil photo et le bon logiciel. Nous expliquons comment vous pouvez numériser avec votre smartphone.

Astuce 01: Travaillez mobile

Avant de vous donner des informations sur les applications que vous pouvez utiliser, commencez par un conseil concernant votre méthode de travail. La numérisation mobile est beaucoup plus facile que la numérisation avec un ancien scanner de confiance, mais lorsque vous enregistrez tous les reçus, c'est toujours un travail considérable avec une montagne de reçus sur votre bureau. Ces reçus seront probablement à moitié froissés d'ici là, ce qui ne facilite pas la numérisation (voir astuce 6). Ce que nous vous recommandons donc, c'est de changer votre méthode de travail. L'avantage de la numérisation avec votre smartphone est que vous avez toujours ce smartphone avec vous. Il est utile d'en profiter. En d'autres termes: vous recevrez un reçu, trouverez rapidement un endroit calme, numérisez votre reçu (et téléchargez-le directement dans le cloud,pour ne pas courir le risque de perdre vos reçus si vous perdez votre smartphone). Il faut un certain temps pour s'y habituer, mais une fois que cela fait partie de votre routine, cela vous rend la vie beaucoup plus facile et plus organisée.

Astuce 02: Choisissez un cloud

La numérisation mobile rend les choses beaucoup plus claires… à moins que vous ne fassiez un désordre après tout. Après tout, il y a tellement d'endroits où vous pouvez conserver vos fichiers. Bien sûr sur votre smartphone lui-même, mais nous vous déconseillons fortement cela: si vous perdez votre smartphone ou s'il est volé, vous avez perdu vos données. La synchronisation avec votre PC ou Mac est également possible, mais c'est un peu fastidieux car le téléchargement sur le cloud est beaucoup plus rapide (et parfois aussi automatique). Si vous choisissez un cloud, choisissez vraiment un cloud. N'importez pas un reçu dans Dropbox et un autre dans Google Drive. Faites un choix et utilisez l'application qui vous convient. La plupart des services cloud ont leur propre application avec option d'analyse. Nous discutons de ces applications et nous discutons d'une application qui n'appartient pas à un service cloud.

Google Photos est un service de photo en ligne pratique pour vos numérisations. Vous pouvez l'utiliser gratuitement et fonctionne à la fois sur votre tablette et votre smartphone (Android et Apple). En outre, vous pouvez facilement utiliser des albums dans Google Photos, par exemple pour classer vos reçus (ou autres scans), ou pour les séparer de vos photos habituelles. Sur notre site, vous pouvez tout lire sur Google Photos.

Les services cloud sont de toutes formes et tailles et vous pouvez préférer un autre service à Google Photos. Ils ont chacun leurs propres avantages et particularités. Contrairement à de nombreux concurrents, Dropbox, par exemple, n'est pas lié à un système d'exploitation particulier. C'est différent avec, par exemple, iCloud (intégré dans l'écosystème Apple), Google Drive ou OneDrive de Microsoft.

Et puis il y a d'innombrables services plus petits, un peu moins connus. Box, par exemple, qui se concentre davantage sur les entreprises. Ou SpiderOak, dont la confidentialité est son exploit le plus important. Mega est un service de Kim Dotcom, un entrepreneur Internet bien connu. Et Stack est un cloud néerlandais qui vous offre pas moins d'un téraoctet d'espace de stockage gratuit. Beaucoup de choix, donc.

Presque toutes les applications cloud ont également une option d'analyse

Astuce 03: numériser avec Dropbox

Depuis l'année dernière, Dropbox a la possibilité de numériser des documents avec l'application Dropbox pour Android et iOS. La chose pratique à ce sujet est bien sûr que les documents ne sont pas enregistrés sur votre smartphone, mais sont téléchargés directement sur Dropbox et éventuellement immédiatement synchronisés avec l'application Dropbox sur votre ordinateur. Pour numériser un document, démarrez l'application Dropbox, appuyez sur le signe plus en bas, puis choisissez Numériser le document. L'appareil photo démarre maintenant immédiatement, après quoi vous pouvez le pointer vers le document à numériser. Un cadre bleu montre quelle surface sera numérisée. La grande chose est que vous n'avez pas à tenir l'appareil photo directement au-dessus; l'application redresse l'image elle-même. En appuyant sur le signe plus en bas à gauche, vous pouvez ajouter une page,et en appuyant sur les curseurs, vous pouvez contrôler des éléments tels que la couleur, le noir et blanc, etc. Avec l'icône en haut à droite, vous faites pivoter l'image. Satisfait? Puis appuyezEnsuite , décidez s'il s'agira d'un fichier PDF ou PNG, choisissez un emplacement d'enregistrement sur Dropbox, puis appuyez sur Enregistrer .

Astuce 04:… avec Google Drive

Google a également une analyse intégrée dans son application Google Drive, mais malheureusement, cette fonctionnalité n'existe que pour Android au moment de la rédaction. Pour utiliser la fonction de numérisation dans Google Drive, démarrez l'application sur votre smartphone Android et appuyez sur le signe plus en bas à droite (dans le cercle bleu). Dans le menu qui apparaît, appuyez sur Scan. Comme dans l'application Dropbox, la caméra se lancera immédiatement et vous pourrez la pointer vers le document que vous souhaitez numériser. Contrairement à Dropbox, aucun cadre n'est affiché, mais l'idée est la même et les images biaisées sont corrigées ici aussi. Si ce cadre n'est pas correctement défini, vous pouvez le corriger en appuyant sur l'icône avec le carré en haut. Également dans cette application, vous pouvez ajouter des pages en appuyant sur le signe plus en bas à gauche. Avec l'icône de palette de peinture en haut, vous pouvez choisir si elle doit être en couleur ou en noir et blanc, et avec les trois points en haut à droite, vous pouvez faire pivoter, nommer ou supprimer complètement la page. Lorsque vous êtes satisfait, appuyez sur la coche en bas à droite et votre image sera automatiquement téléchargée sur Google Drive.

Astuce 05:… avec Turboscan

L'application TurboScan Pro coûte 5,49 euros (ou 3,50 euros pour Android), où les applications de Dropbox et Google Drive sont gratuites. Mais cette application est plus flexible et nous avons quelque chose à faire pour cela. Pour numériser avec TurboScan Pro (pour iOS ou Android), démarrez l'application et appuyez sur l'icône avec l'appareil photo en bas à gauche (bien que vous puissiez également charger des photos existantes à l'aide de l'icône en bas à droite). Une fois la photo prise, TurboScan place le cadre, que vous pouvez régler sur place. Lorsque le cadre est correct, appuyez sur Terminé (dans la plupart des cas, cela est automatiquement correct). En bas à droite, vous pouvez indiquer si vous souhaitez enregistrer le reçu en noir et blanc ou en couleur (le noir et blanc prend moins de place), et vous pouvez ajuster le jeu de couleurs avec les carrés en bas. Puis appuyez sur Suivant. Avec l'icône en bas à droite (signe plus), vous pouvez ajouter une page au scan, avec l'icône du pinceau, vous pouvez changer le nom, ajouter automatiquement une date et indiquer dans quel format le scan doit être enregistré. Enregistrez la numérisation ou téléchargez-la dans le cloud avec le bouton Partager en bas à gauche.

Vos reçus sont froissés? Placez-les sous une lame de verre pour la numérisation

Astuce 06: Rides

Nous vous recommandons de numériser des éléments tels que les reçus immédiatement lorsque vous les recevez, comme vous pouvez le lire dans le conseil 1. Si ce n'est pas possible ou si vous ne voulez tout simplement rien faire, il y a de fortes chances que vous ayez à faire face à des reçus pliés. faire face. Cela rend la numérisation beaucoup plus difficile, mais pas impossible. Vous pouvez bien sûr replier les reçus / documents et les reculer, mais cela prend beaucoup de temps et donc l'utilité de la numérisation mobile est bien sûr difficile à trouver. Ce problème peut être résolu assez facilement avec la méthode qui n'est en réalité pas très différente d'un scanner traditionnel: une lame de verre. Prenez une plaque en verre ou en plastique dans un cadre photo et placez-la sur le reçu à numériser. Les rides ne sont plus un problème immédiatement. Quelque chose à faire pendant la journéecar le reflet des lampes peut jeter une clé dans les œuvres.

Astuce 07: ocr?

Ces applications fonctionnent toutes de manière très agréable et efficace, mais présentent un défaut commun: elles ne sont pas capables de convertir du texte numérisé en texte numérique (c'est-à-dire du texte que vous pouvez ensuite copier et coller). Heureusement, il existe des applications qui utilisent cette technologie (ocr), et l'une de ces applications provient d'un fabricant de logiciels bien connu: Microsoft! Office Lens est gratuit et disponible pour Android et iOS. Pour numériser un document, démarrez l'application et indiquez en bas qu'il s'agit d'un document. Dirigez votre appareil photo vers le document / reçu que vous souhaitez numériser et appuyez sur le bouton rouge lorsque le cadre blanc entoure correctement le document. Appuyez maintenant sur +1 en bas à gauche pour ajouter un autre document à la numérisation ou cliquez sur Terminéen haut à droite si vous êtes satisfait du résultat. Si vous appuyez maintenant sur PDF en bas, le document sera enregistré en tant que PDF modifiable, en d'autres termes, tout le texte du document pourra alors être sélectionné et copié.

Astuce 08: Fichiers séparés

Dans certains cas, il est utile de numériser un grand nombre de documents en un seul document, simplement parce que c'est plus rapide. Mais bien sûr, il ne vous reste qu'un seul gros PDF, alors que vous vouliez en fait des documents séparés. Mais vous pouvez séparer les documents très facilement. Adobe Acrobat DC est un excellent programme pour cela, mais ce programme est coûteux et n'est pas une option pour tout le monde. Heureusement, il existe également des alternatives gratuites, et vous n'avez même pas besoin d'installer quoi que ce soit pour elles. Surfez sur www.splitpdf.com et téléchargez le fichier que vous souhaitez diviser (vous pouvez également l'importer directement depuis Dropbox ou Google Drive). Cliquez sur Extraire toutes les pages dans des fichiers séparés ou spécifiez les fichiers que vous souhaitez fractionner. Maintenant, appuyez sur Splitpour diviser réellement les fichiers. Un fichier zip sera maintenant créé contenant toutes les pages du document principal sous forme de fichier PDF séparé.

Voulez-vous fusionner plusieurs documents séparés en un seul ensemble? Cela peut être fait en ligne gratuitement

Astuce 09:… et combinez

La situation inverse est bien sûr également possible: vous avez numérisé toutes sortes de fichiers séparés et souhaitez les combiner en un seul PDF. Adobe Acrobat DC peut le faire aussi, mais ici aussi, il existe un outil en ligne gratuit qui peut le faire pour vous (des mêmes fabricants, d'ailleurs). Surfez sur www.pdfmerge.com et téléchargez les fichiers que vous souhaitez combiner en un seul PDF. Par défaut, il y a quatre champs, mais en cliquant sur Plus de fichiers, vous pouvez ajouter d'autres champs. Cliquez ensuite sur Fusionner! Le site commencera à fonctionner pour vous et, presque immédiatement après, le fichier PDF combiné sera automatiquement téléchargé pour vous. Il existe également des logiciels disponibles sur les deux sites qui peuvent faire le travail pour vous en ligne, mais ce logiciel n'est pas gratuit.

Astuce 10: Organisez

Au début de cet article, nous vous recommandons d'opter pour un service cloud. Dans certains cas, cela ne sera pas possible (par exemple parce que vous gérez une administration ensemble, et que l'un a un téléphone Android, et l'autre un iPhone avec une application Google Drive qui ne prend pas en charge les analyses). Une telle situation n'est pas optimale, mais reste assez facile à résoudre avec IFTTT. IFTTT est un site Web qui peut relier des services. Surfez sur www.ifttt.com et créez un compte. Vous n'avez pas à réinventer la roue, l'action que vous recherchez a déjà été réalisée par d'autres. Cliquez sur la loupe et recherchez sync dropbox google drive (bien sûr, vous pouvez entrer n'importe quel service cloud de votre choix ici; nous prenons ces deux exemples). Choisissez l'application avec la description souhaitée (dans notre casSynchronisez automatiquement les nouveaux fichiers ajoutés à Dropbox sur votre Google Drive ). Sélectionnez le dossier dans Dropbox dans lequel vous téléchargez les reçus, puis cliquez sur Activer . Les reçus placés dans ce dossier sont automatiquement synchronisés avec Google Drive. De cette façon, vous gardez tout parfaitement ensemble.