Un calendrier Google partagé pour toute la famille

Partager un calendrier est très utile pour rester toujours informé des rendez-vous au sein de votre foyer. Pourtant, nombre d’entre eux n’utilisent pas encore un programme commun, alors qu’il n’est pas si difficile d’en créer un. Dans cet article, nous expliquons comment cela fonctionne.

Nous vous aidons à créer un calendrier numérique pour toute la famille, en essayant de prendre en compte toutes les situations: des familles où tout le monde a un smartphone, aux familles où personne ne l'a et tout le reste.

01 Sélectionnez la plateforme

Les gens sont tous différents et chacun a ses propres préférences. Par exemple, l'un est un grand fan des services de Microsoft, tandis qu'un autre ne jure que par ceux d'Apple. Si vous souhaitez partager un agenda avec votre famille, il est important que vous choisissiez une plateforme qui s'intègre au mieux à la famille. Comme vous le lirez plus tard dans cet article, différentes plates-formes peuvent bien communiquer entre elles, mais secrètement, c'est plus pratique lorsque tout le monde utilise le même service. Pour illustrer, lorsque tout le monde dans la famille a un iPhone, il est plus logique d'utiliser le calendrier d'Apple que celui de Google.

Dans cet article, nous choisissons Google car l'entreprise possède la plus grande base d'utilisateurs avec plus d'un milliard d'utilisateurs actifs par mois. Cependant, la plupart des étapes que nous effectuons sont également possibles avec, par exemple, le calendrier d'Apple, seules certaines options ont un nom différent.

02 Créer un calendrier

Lorsque vous créez un compte Google (cela s'applique également à un identifiant Apple), vous recevrez automatiquement un calendrier / agenda. Ceci est votre calendrier principal, qui n'est partagé avec personne par défaut. Vous pouvez y ajouter immédiatement des rendez-vous lorsque vous surfez ici. Lorsque vous souhaitez partager un calendrier avec quelqu'un, il n'est pas toujours pratique de le faire avec votre calendrier principal. Dans une famille, vous voulez, par exemple, des rendez-vous chez le dentiste, un entraînement de football, etc. dans le calendrier partagé, et vous pouvez ne pas vouloir les avoir dans le même calendrier que vos rendez-vous de travail, par exemple.

Si vous utilisez plusieurs calendriers, vous pouvez filtrer très facilement, plus à ce sujet à l'étape 5. Pour créer un calendrier dans Google Agenda, cliquez sur le signe plus en haut à droite de l'en-tête Mes calendriers dans le volet gauche et choisissez Nouveau calendrier . Maintenant, vous devez prendre la décision importante: faites-vous un agenda pour chaque membre de la famille? Ou faites un agenda pour la famille dans son ensemble. L'avantage de la première option est que les membres de la famille ne sont pas confrontés aux accords de l'autre, tandis que les parents ont une vue d'ensemble totale. L'inconvénient est que pour chaque rendez-vous, vous devez vous assurer de le mettre dans le bon ordre du jour. Dans ce cours, nous optons pour la première option. Donnez au calendrier un nom, une description, choisissez un fuseau horaire, puis cliquez surCréez un calendrier .

Applications à faire

Dans cet article, nous discutons principalement des vraies applications et plates-formes de calendrier, telles que Google Calendar et Apple Calendar. Ce sont toutes des plates-formes assez étendues avec de nombreuses possibilités. Cependant, tout le monde n'a pas besoin de toutes ces options. Dans certains cas, il peut également être suffisant d'utiliser une application de tâches. Dans une telle application, vous ajoutez une tâche avec une date limite (que dans de nombreux cas, vous pouvez également attribuer à une personne). Une telle application peut être très utile si vous recherchez une combinaison entre un calendrier et un moyen de planifier les tâches ménagères pour les résidents de la maison. Les applications que nous aimons utiliser pour cela sont Wunderlist ou Todoist. Les deux applications se trouvent dans le Chrome Web Store, le Google Play Store et l'App Store d'Apple.

03 Partage de calendrier

Lorsque vous aurez créé un agenda, vous souhaiterez bien entendu le partager avec la ou les personnes impliquées. C'est là que l'étape 1 est pertinente car il est plus facile de partager un calendrier Google avec quelqu'un qui utilise également les services Google, un calendrier Apple avec quelqu'un qui a un identifiant Apple, etc. Dans l'étape suivante, nous vous montrerons comment y remédier lorsque différentes plates-formes sont utilisées au sein d'un foyer. Dans cette étape, nous supposerons que les autres membres de la famille, comme vous, utilisent Google Agenda. Pour autoriser d'autres personnes à accéder au (x) calendrier (s) que vous venez de créer, cliquez sur les trois points à côté du nom du calendrier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Paramètres et partager . Vous pouvez maintenant indiquer si vous souhaitez rendre cet agenda public (sous le titreDroits d'accès ), mais cela nous semble être une très mauvaise idée pour un journal de famille. Il est plus pratique de ne partager l'agenda qu'avec les personnes impliquées. Pour ce faire, entrez les adresses e-mail des personnes en question sous l'en-tête Partager avec des personnes spécifiques , puis en indiquant si ces personnes sont uniquement autorisées à afficher ou à apporter des modifications. Veuillez noter que cela n'a aucun sens d'entrer ici une adresse e-mail qui ne provient pas de Gmail, les adresses externes ne fonctionneront pas et ne recevront pas d'e-mail d'invitation. Les adresses Gmail que vous avez ajoutées l'obtiendront et ces personnes pourront voir le calendrier immédiatement.

04 Accepter / supprimer le calendrier

Lorsque vous avez entré une adresse Gmail lors du partage, la personne en question recevra un e-mail avec une notification indiquant que vous l'avez invitée à un calendrier partagé. Ce qui est à la fois utile et un peu douteux, c'est que vous n'avez pas le choix de refuser le calendrier partagé… il est automatiquement ajouté sous la rubrique Mes calendriers . Dans le cas peu probable où quelqu'un vous aurait ajouté à un calendrier dont vous ne souhaitez pas faire partie, vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas à côté du calendrier concerné, puis sur Paramètres et partage . Vous pouvez ensuite choisir Déconnexion tout en bas (si vous souhaitez uniquement vous déconnecter ) ou - si vous disposez de ces droits - Supprimersi vous ne voulez pas qu'il soit accessible à quiconque. L'ordre du jour disparaîtra alors immédiatement de la vue d'ensemble.

05 Différentes plateformes

À l'étape précédente, nous avons indiqué que vous ne pouvez saisir une adresse Gmail que lors du partage de votre calendrier. Mais que se passe-t-il si quelqu'un d'autre dans la maison (par exemple votre enfant) utilise le calendrier Apple sur son iPhone, n'a pas son propre compte Google et souhaite également synchroniser les rendez-vous. Cela semble très compliqué maintenant, mais heureusement, c'est très simple. Connectez-vous à l'appareil iOS sur lequel vous souhaitez afficher le calendrier et accédez à Paramètres / Comptes et mots de passe / Nouveau compte . Ensuite, choisissez Google et connectez-vous avec l'adresse e-mail et le mot de passe de votre propre compte Google. Dans ce cas, sélectionnez uniquement Calendriers dans les options que vous pouvez activerdans. Lorsque vous ouvrez maintenant l'application Calendrier sur l'appareil, vous avez un accès direct au calendrier Gmail et les rendez-vous (s'ils sont placés dans le bon calendrier) sont synchronisés.

Remarque: comme les e-mails et les contacts peuvent également être synchronisés de cette manière (par exemple sur l'iPhone de votre enfant), il n'est pas pratique d'utiliser votre compte principal pour cela. Il est probablement plus judicieux de créer un compte familial sur Google.

Des alternatives

Bien que la plupart des gens utilisent l'application de calendrier Google et Apple, il existe également de nombreuses autres applications de calendrier, y compris celles qui se concentrent spécifiquement sur la création de calendriers collaboratifs. Quelques bons conseils incluent Klenderen Fello, qui sont tous deux gratuits. Vous pouvez créer un agenda partagé en un instant et vous pouvez également diviser les tâches de soins conjointes ou voir quels colocataires ont effectué quelles tâches dans la maison.

06 Prenez rendez-vous

Maintenant que vous avez créé le calendrier et que vous l'avez partagé avec toute personne qui devrait y avoir accès, il est temps de prendre rendez-vous. La manière dont vous procédez est très importante, car chaque rendez-vous que vous planifiez est automatiquement partagé avec tous les calendriers. Ouvrez votre calendrier Google et cliquez sur le jour / l'heure auxquels vous souhaitez prendre rendez-vous. Nommez le rendez-vous, puis cliquez sur Plus d'optionspour ajouter ou modifier plus d'informations. Par exemple, vous pouvez indiquer que le rendez-vous dure toute la journée, où il a lieu, vous pouvez ajouter une pièce jointe et ainsi de suite. Mais la chose la plus importante dans ce cas est que vous attribuez le rendez-vous au bon calendrier. Dans notre exemple, nous avons créé un agenda pour tous les membres du Vu (par commodité appelé père, mère, enfant 1 et enfant 2). Si vous avez partagé le calendrier de l'enfant 2 avec l'enfant 2 et non le calendrier de l'enfant 1 (ce qui est logique, car l'enfant 2 n'a pas grand-chose à voir avec l'entraînement de football de l'enfant 1), l'enfant 2 ne verra que les rendez-vous que vous attribuez au calendrier de l'enfant 2.

Exportation

Lorsque nous parlons de partager un calendrier dans cet article, nous le faisons de manière à ce que les rendez-vous soient synchronisés. En d'autres termes, où que vous ajoutiez ou modifiez l'événement, ces modifications seront visibles sur tous les appareils et comptes avec lesquels le calendrier est partagé. Une autre façon de partager consiste à exporter tous les rendez-vous. Ce n'est pas très interactif: vous exportez simplement une liste de rendez-vous que vous pouvez importer dans un autre programme. Cela peut être particulièrement utile lorsque, par exemple, vous créez une feuille de route pour un événement à long terme ou un plan de voyage pour vos vacances. Ces types d'accords n'ont généralement plus besoin d'être ajustés une fois qu'ils ont été conclus.Vous pouvez exporter un calendrier dans Google Agenda en cliquant sur la flèche vers le bas à côté du calendrier en question, puis en cliquant surParamètres et partage . Sous l'en-tête Paramètres du calendrier, choisissez Exporter le calendrier .

07 Définir le calendrier par défaut

Ce que nous expliquons à l'étape 6 est en soi assez logique: ajouter le rendez-vous au bon ordre du jour. Malheureusement, cela se passe souvent mal dans la pratique. Il est important de faire quelque chose à ce sujet, car si cela ne va pas trois ou quatre fois, les utilisateurs ont rapidement le sentiment: «cela ne fonctionne pas pendant un mètre» et c'est dommage. Parce qu'un bon système de journal fonctionne à merveille. Malheureusement, pour une raison étrange, il n'est pas possible de définir un calendrier par défaut avec Google Agenda (dans votre navigateur).

Si vous utilisez un appareil iOS, vous pouvez facilement le contourner en utilisant l'astuce de l'étape 5. Associez simplement votre calendrier Google à votre identifiant Apple et vous pourrez facilement définir le calendrier auquel vous souhaitez ajouter vos rendez-vous par défaut dans les paramètres du calendrier. Bien sûr, vous pouvez toujours ajuster cela par cas, mais si vous avez un compte familial, par exemple, cela fonctionnera dans tous les cas automatiquement à partir de ce moment. Sous Android, la configuration de ce calendrier par défaut n'est malheureusement pas possible avec l'application par défaut.

08 Filtrage des calendriers

Au début de cet article, nous avons indiqué qu'il n'est pas pratique d'utiliser votre calendrier principal pour planifier toutes sortes de questions familiales (sauf si vous ne faites rien avec ce calendrier vous-même, bien sûr). Que vous ayez créé un agenda pour chaque membre de la famille comme nous, ou un agenda pour la famille dans son ensemble… votre agenda se remplira assez rapidement de rendez-vous. Cela peut devenir très flou, surtout lorsque les accords se chevauchent. Normalement, le chevauchement est une mauvaise chose, mais si, par exemple, votre femme va à l'entraînement de football avec les enfants, alors que vous avez une date limite importante, alors le chevauchement n'est pas un problème. Différentes personnes, différents rendez-vous. Mais c'est bien si vous pouvez désactiver l'affichage du calendrier pendant un certain temps. De cette façon, vous ne serez pas distrait par d'autres accords,pendant que vous recevez toujours une notification. Cela peut être fait très facilement en cliquant sur le carré de couleur dans Google Agenda en bas à gauche devant les calendriers que vous ne souhaitez pas afficher. Si la case n'est pas remplie d'une couleur, les rendez-vous de ce calendrier ne seront pas affichés dans votre vue principale. Ainsi, vous pouvez facilement créer une vue d'ensemble, et également afficher des rendez-vous très spécifiques par personne si vous avez donné à chacun son propre agenda.et affichez également des rendez-vous très spécifiques par personne si vous avez donné à chacun son propre agenda.et affichez également des rendez-vous très spécifiques par personne si vous avez donné à chacun son propre agenda.

09 Pas de smartphone?

Partager un calendrier est donc très simple lorsque tout le monde dans la maison dispose d'un smartphone. Mais que faire si ce n'est pas le cas? Vous pouvez bien sûr choisir d'acheter une tablette (bon marché) qui est standard sur la table basse ou accrochée au mur et sur laquelle chacun peut voir ses rendez-vous. Dans la pratique, cependant, cela ne fonctionne pas de manière optimale, car bien sûr, vous ne recevrez aucune notification et vous devez vraiment former les membres de la famille à consulter régulièrement ce calendrier. Si vous souhaitez faire un calendrier pour vos enfants mais qui ne possèdent pas encore de smartphone, vous pouvez facilement combiner numérique et analogique.

Créez un journal familial ou un journal pour chaque enfant, comme nous l'avons expliqué à l'étape 1. En tant que parent, vous ajoutez ensuite les rendez-vous du mois à venir au bon calendrier. Supposons maintenant que vous souhaitiez créer une vue d'ensemble pour l'enfant 1. Assurez-vous que seul Enfant 1 est activé sous Mes calendriers et choisissez Mois dans la vue en haut à droite. Cliquez ensuite sur l'icône d'engrenage et Imprimer dans le menu qui se développe. Un calendrier sera maintenant imprimé contenant les rendez-vous de cette personne. Vous pouvez ajouter ces rendez-vous manuellement en cas de modifications. Accrochez le journal sur le tableau d'affichage ou la porte de l'enfant 1, et chacun sait où il en est.

La flexibilité

Nous avons pris Google comme exemple principal dans cet article, car c'est l'une des plus grandes plates-formes au monde, mais aussi parce que la plate-forme est super flexible. Quelle que soit l'application de calendrier que vous téléchargez pour votre smartphone, presque toutes vous permettent de synchroniser votre calendrier Google. Cela signifie que vous avez la liberté de choisir l'application qui vous convient le mieux, tout en continuant à utiliser le calendrier de Google. Le meilleur des deux mondes.